Время от времени читаю, что люди страдают из-за разных часовых поясов в команде и с клиентами, путаются во встречах и вообще не понимают, как вести календарь.

Учу. Включите поддержку часовых поясов в календаре, если вдруг вы этого почему-то не сделали.